Microsoft Copilot richtig nutzen: Prompts und Beispiele für Word, Excel, Outlook und Teams

Warum dieselbe Frage an Copilot einmal ein brauchbares Ergebnis liefert und einmal nur Allgemeinplätze – und wie Sie das steuern

Zwei Kolleginnen öffnen dasselbe Teams-Meeting von gestern und bitten Copilot um eine Zusammenfassung. Die eine bekommt eine halbe Seite mit Gemeinplätzen. Die andere erhält eine kurze Liste mit den drei offenen Entscheidungen, wer sie treffen muss und bis wann. Der Assistent ist derselbe, die Lizenz auch. Der Unterschied steckt in einem einzigen Satz, nämlich im Auftrag, den beide eingetippt haben.

Solche Aufträge heißen Prompts. Gemeint ist schlicht die Eingabe, mit der Sie einer KI sagen, was sie tun soll. Bei Microsoft Copilot, dem KI-Assistenten in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, entscheidet die Qualität dieser Eingabe stärker über das Ergebnis als jede Einstellung im Menü. Die gute Nachricht: Gute Prompts folgen einem einfachen Muster, das sich in wenigen Tagen einüben lässt. Die folgenden Abschnitte zeigen dieses Muster, typische Fehler und für jedes Programm konkrete Prompt-Beispiele auf Deutsch, die Sie direkt übernehmen und anpassen können.

Welches Copilot Sie vor sich haben – und warum das für Ihre Prompts zählt

Bevor es um Formulierungen geht, lohnt ein kurzer Blick auf die Varianten. Microsoft hat den Namen Copilot auf viele Produkte verteilt, und nicht jede Variante kann dasselbe. Das ist für Prompts wichtig, weil ein Auftrag wie „Fasse meine Mails von dieser Woche zusammen“ nur funktioniert, wenn der Assistent überhaupt an Ihr Postfach herankommt.

• Microsoft Copilot mit Lizenz (früher Microsoft 365 Copilot): die kostenpflichtige Unternehmensvariante. Sie arbeitet direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und darf auf alles zugreifen, was Sie selbst in Microsoft 365 sehen dürfen – E-Mails, Termine, Chats, Besprechungen, Dateien in OneDrive und SharePoint. Für kleinere Firmen mit Business-Abo gibt es seit Dezember 2025 die günstigere Variante Copilot Business.
• Copilot Chat: steht Beschäftigten mit einem Microsoft-365-Konto ihrer Organisation ohne Zusatzlizenz zur Verfügung. Er beantwortet Fragen, schreibt Texte und wertet hochgeladene Dateien aus, greift aber nur begrenzt auf Ihre Arbeitsdaten zu; in Outlook sieht er inzwischen einen Teil von Postfach und Kalender.
• Copilot für Privatpersonen: In Microsoft 365 Personal und Family stecken Copilot-Funktionen mit einem monatlichen Kontingent an KI-Credits. Den größeren Umfang bietet Microsoft 365 Premium, der Nachfolger des früheren Copilot Pro, das seit Oktober 2025 nicht mehr verkauft wird.

Für die Praxis heißt das: Mit Copilot Chat ohne Lizenz geben Sie den Stoff selbst mit, etwa indem Sie ein Dokument hochladen oder einen Text einfügen. Mit Lizenz können Sie auf Dateien, Mails und Besprechungen verweisen, die der Assistent dann selbst heranzieht. Die Prompt-Regeln gelten für beide. Eine ausführliche Übersicht über Funktionen, Lizenzen und Datenschutz finden Sie im Beitrag Microsoft Copilot im Büroalltag.

Die vier Bausteine eines guten Copilot-Prompts

Microsoft selbst empfiehlt für Copilot ein Schema aus vier Teilen. Es klingt nach Bürokratie, ist aber in der Praxis die schnellste Abkürzung zu brauchbaren Ergebnissen.

• Ziel: Was soll herauskommen? Eine Zusammenfassung, ein Entwurf, eine Liste, eine Formel.
• Kontext: Wofür brauchen Sie es, und wer liest es? Ein Text für die Geschäftsführung klingt anders als einer für das Team.
• Quelle: Auf welche Inhalte soll sich Copilot stützen? Eine bestimmte Datei, ein Mail-Verlauf, das Meeting von Dienstag.
• Erwartung: Wie soll das Ergebnis aussehen? Länge, Ton, Gliederung, Sprache.

Angenommen, Sie haben morgen ein Gespräch mit Ihrem Bereichsleiter über ein Projekt, an dessen Abstimmung Sie nicht teilgenommen haben. Der schwache Prompt lautet: „Fasse das Meeting zusammen.“ Der starke Prompt verbindet alle vier Bausteine:

„Fasse das Projektmeeting vom Dienstag zusammen. Ich bereite mich damit auf ein Gespräch mit meinem Bereichsleiter vor und war selbst nicht dabei. Wichtig sind getroffene Entscheidungen, offene Fragen und Aufgaben mit Verantwortlichen. Gib das Ergebnis als Stichpunkte aus, höchstens 150 Wörter.“

Der zweite Prompt ist länger, spart aber Zeit: Er erspart Ihnen drei Nachfragen und das Herausfiltern des Wesentlichen. In Copilot mit Lizenz können Sie Quellen außerdem gezielt benennen. Wer in das Eingabefeld einen Schrägstrich tippt, bekommt eine Auswahl an Dateien, Personen und Besprechungen, auf die sich der Auftrag beziehen soll. Das ist zuverlässiger, als den Dateinamen nur zu erwähnen.

Was Ergebnisse besser macht und was sie verdirbt

Neben den vier Bausteinen helfen einige Gewohnheiten, die sich in Schulungen und im Büroalltag immer wieder als wirksam erweisen.

Das hilft

• Zahlen statt Adjektive: „kurz“ ist dehnbar, „höchstens fünf Sätze“ nicht. Dasselbe gilt für den Ton: „sachlich, freundlich, ohne Fachjargon, für Kunden“ ist präziser als „professionell“.
• Im Gespräch bleiben: Die erste Antwort ist ein Entwurf. Fragen Sie nach: „Kürzer“, „Ergänze einen Absatz zu den Kosten“, „Formuliere den Schluss verbindlicher.“ Copilot behält den Verlauf im Blick, solange Sie im selben Chat bleiben.
• Ein Beispiel mitgeben: Wenn Sie einen bestimmten Aufbau wollen, fügen Sie eine Mustervorlage ein oder verweisen auf ein vorhandenes Dokument: „Gliedere den Bericht wie die Datei Quartalsbericht Q2.“
• Rückfragen erlauben: Ein Satz wie „Falls Angaben fehlen, stelle zuerst Rückfragen“ bringt Copilot dazu, Lücken zu benennen, statt sie mit Vermutungen zu füllen.
• Ordentlich schreiben: Tippfehler versteht Copilot meist trotzdem. Klare Sätze und richtig geschriebene Namen verringern aber Missverständnisse, besonders bei Personen und Dateien.

Das schadet

• Widersprüchliche Wünsche: „Kurz, aber ausführlich“ zwingt den Assistenten zum Raten. Besser zwei Schritte: erst die ausführliche Fassung, dann die Kurzfassung.
• Themenwechsel im selben Chat: Wer erst über Excel-Zahlen spricht und dann eine Einladung schreiben lässt, riskiert, dass Copilot beides vermischt. Für eine neue Aufgabe starten Sie einen neuen Chat.
• Interne Kürzel ohne Erklärung: Was in Ihrer Abteilung „PMR“ oder „Q-Runde“ heißt, kennt Copilot nur, wenn es in Ihren Dokumenten erklärt ist. Schreiben Sie solche Begriffe einmal aus.
• Blindes Übernehmen: Copilot kann Fakten erfinden, Zahlen verwechseln oder eine Aussage aus dem falschen Dokument ziehen. Fachleute nennen das Halluzinieren. Prüfen Sie jedes Ergebnis, bevor es Ihren Namen trägt, und nutzen Sie die Quellenangaben, die Copilot zu seinen Antworten anzeigt.

Copilot in Teams: Prompts für Besprechungen und Chats

In Teams spart Copilot am sichtbarsten Zeit, weil Besprechungen und Chatverläufe viel Text erzeugen, den niemand vollständig nachlesen möchte. Während eines laufenden Meetings können Sie Copilot fragen, was bisher besprochen wurde. Für die Zusammenfassung im Nachhinein muss die Besprechung transkribiert, also als Text mitgeschrieben, oder aufgezeichnet worden sein. Ob das zulässig ist, regelt in vielen Unternehmen eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat, und alle Teilnehmenden sollten Bescheid wissen.

Prompt-Beispiele für Teams:

• „Ich bin zehn Minuten zu spät gekommen. Was wurde bisher besprochen, und gibt es schon Entscheidungen?“
• „Liste alle Aufgaben aus diesem Meeting auf, jeweils mit verantwortlicher Person und Termin, soweit genannt.“
• „Welche Einwände wurden gegen den Vorschlag zur neuen Urlaubsregelung vorgebracht, und von wem?“
• „Fasse die Beiträge von Frau Becker in diesem Kanal seit Montag zusammen. Ich treffe sie morgen und möchte ihre offenen Fragen kennen.“
• „Formuliere eine kurze Nachricht an alle Teilnehmenden mit den Ergebnissen und den nächsten Schritten.“

Ein guter Folge-Prompt nach der Zusammenfassung lautet: „Wie könnte ich auf die Bedenken zur Budgetplanung eingehen?“ So wird aus dem Rückblick eine Vorbereitung. Wie Teams und Copilot im Arbeitsalltag zusammenspielen, vertieft das Seminar Microsoft Copilot Tipps und Tricks.

Copilot in Word: vom leeren Blatt zum brauchbaren Entwurf

Die leere Seite kostet viele Menschen mehr Zeit als das eigentliche Schreiben. Copilot in Word liefert einen ersten Entwurf, überarbeitet markierte Passagen und fasst lange Dokumente zusammen. Entscheidend ist, dass Sie ihm genug Material mitgeben. Ein „Schreib ein Angebot für Kunde X“ ergibt einen Text voller Lücken in eckigen Klammern. Wer dagegen Eckdaten, Zielgruppe und Ton nennt oder per Schrägstrich auf vorhandene Dateien verweist, bekommt einen Entwurf, der nur noch Feinschliff braucht.

Prompt-Beispiele für Word:

• „Erstelle einen Entwurf für ein Angebot zur Wartung unserer Telefonanlage. Nutze die Leistungsbeschreibung aus /Leistungskatalog 2026. Ton: sachlich und freundlich, zwei Seiten, mit Abschnitten Ausgangslage, Leistungen, Ablauf, Konditionen.“
• „Fasse dieses Dokument in fünf Stichpunkten für die Geschäftsführung zusammen und nenne am Ende die zwei wichtigsten Risiken.“
• „Formuliere den markierten Absatz verständlicher, für Leser ohne technisches Vorwissen. Länge ungefähr gleich.“
• „Prüfe das Dokument auf Widersprüche bei Terminen und Zahlen und liste die Stellen auf.“
• „Mach aus diesen Stichpunkten eine Stellenanzeige für eine Sachbearbeitung im Einkauf, Sie-Anrede, ohne Floskeln.“

Lohnend ist auch die Bitte um Varianten: „Schreibe drei Fassungen der Einleitung, eine nüchtern, eine persönlich, eine mit einer Frage als Einstieg.“ Sie wählen dann aus, statt selbst drei Anläufe zu nehmen. Was Copilot nicht ersetzen kann, ist Ihr Wissen über den Kunden und die eigene Haltung. Texte, die ganz ohne eigene Überarbeitung bleiben, klingen oft glatt und austauschbar.

Copilot in Excel: Fragen an die Daten statt Formeln suchen

In Excel ist Copilot vor allem ein Übersetzer: Sie beschreiben in normaler Sprache, was Sie wissen wollen, und der Assistent schlägt Formeln, Filter, Pivot-Tabellen oder Diagramme vor. Das funktioniert am besten mit sauberen Daten, also als Tabelle formatiert, mit eindeutigen Spaltenüberschriften und ohne verbundene Zellen. Eine gute Einstiegsfrage bei einer unbekannten Tabelle ist schlicht: „Welche Fragen kann ich zu diesen Daten stellen?“

Prompt-Beispiele für Excel:

• „Welche Produktgruppe hatte im dritten Quartal den höchsten Deckungsbeitrag? Zeig das Ergebnis als Pivot-Tabelle.“
• „Füge eine Spalte hinzu, die die Lieferzeit in Tagen zwischen Bestelldatum und Lieferdatum berechnet.“
• „Markiere alle Zeilen, in denen der Umsatz mehr als 20 Prozent unter dem Vormonat liegt.“
• „Erstelle ein Liniendiagramm mit dem Monatsumsatz je Region für das laufende Jahr.“
• „Erkläre mir die Formel in Zelle F2 Schritt für Schritt.“

Die Erklärungen sind dabei mindestens so wertvoll wie die Formeln, denn wer versteht, was ein XVERWEIS tut, braucht beim nächsten Mal keine Hilfe mehr. Eine eigene Tabellenfunktion namens COPILOT, mit der sich KI-Auswertungen direkt in Zellen schreiben ließen, hatte Microsoft nur als Vorschau angeboten und am 14. September 2026 wieder entfernt; solche Aufgaben laufen seither über den Copilot-Bereich am Rand des Fensters. Und noch ein Hinweis: Copilot rechnet über Excel-Formeln, kann sich aber beim Bereich oder Filter vertun. Stichproben gehören dazu. Wer tiefer einsteigen möchte, findet im Seminar Microsoft Copilot und Excel Übungen mit eigenen Daten.

Copilot in PowerPoint: Folien aus vorhandenen Unterlagen

Copilot erstellt in PowerPoint Foliensätze aus einer kurzen Beschreibung, samt Gliederung und Sprechernotizen. Brauchbarer werden die Ergebnisse, wenn eine Datei als Grundlage dient, etwa ein Projektbericht aus Word. Dann muss der Assistent nicht raten, sondern verdichtet vorhandenes Material.

Prompt-Beispiele für PowerPoint:

• „Erstelle aus /Projektbericht Lagerumzug eine Präsentation mit höchstens acht Folien für die Geschäftsführung. Schwerpunkt: Kosten, Zeitplan, Risiken.“
• „Füge eine Folie hinzu, die die drei wichtigsten Kennzahlen gegenüberstellt.“
• „Fasse diese Präsentation in fünf Sätzen zusammen, damit ich sie per Mail verschicken kann.“
• „Schreibe Sprechernotizen für Folie 4, ungefähr eine Minute Redezeit, locker im Ton.“

Das Design übernimmt Copilot aus der Unternehmensvorlage, wenn Sie die Präsentation auf dieser Vorlage beginnen oder ein hinterlegtes Brand Kit auswählen. Inhaltlich gilt: Die KI kürzt gern zu stark. Prüfen Sie, ob Einschränkungen und Zahlen aus dem Bericht auf den Folien noch stimmen.

Copilot in Outlook: E-Mails schreiben, Verläufe verstehen

Im Postfach hilft Copilot in zwei Richtungen. Bei langen Mail-Verläufen fasst er zusammen, wer was gesagt hat und was noch offen ist. Beim Schreiben erstellt er Entwürfe aus wenigen Stichworten und gibt auf Wunsch Rückmeldung zu Ton und Klarheit eines selbst geschriebenen Textes.

Prompt-Beispiele für Outlook:

• „Fasse diesen Verlauf zusammen: Worauf hat man sich geeinigt, was ist strittig, und was wird von mir erwartet?“
• „Schreibe eine Antwort, die den neuen Liefertermin 14. November bestätigt und um eine kurze Bestätigung der Rechnungsadresse bittet. Freundlich, knapp, Sie-Anrede.“
• „Informiere mein Team, dass die Mitarbeitergespräche im Januar stattfinden und die Vorbereitungsbögen bis 15. Dezember im SharePoint liegen sollen.“
• „Welche E-Mails dieser Woche erfordern noch eine Antwort von mir?“
• „Formuliere diese Absage höflicher, ohne die Entscheidung abzuschwächen.“

Der letzte Prompt zeigt eine Stärke, die oft übersehen wird: Copilot muss nicht schreiben, er kann auch redigieren. Gerade bei heiklen Mails ist ein zweiter Blick auf den Ton oft wertvoller als ein komplett generierter Text.

Fertige Prompts und eigene Sammlungen

Microsoft stellt mit der Copilot Prompt Gallery eine Sammlung vorformulierter Prompts für die einzelnen Programme bereit. Sie ist in Microsoft Copilot und in Copilot Chat erreichbar. Die Vorlagen eignen sich als Ausgangspunkt, sind aber naturgemäß allgemein gehalten. Sie entfalten ihren Nutzen erst, wenn Sie sie um Ihren Kontext ergänzen.

Meine Empfehlung: Legen Sie im Team eine eigene kleine Sammlung an, zum Beispiel als Word-Datei oder Loop-Seite. Zehn bis zwanzig erprobte Prompts für wiederkehrende Aufgaben – Protokoll, Angebotsentwurf, Monatsauswertung – helfen neuen Kolleginnen und Kollegen mehr als jede allgemeine Anleitung. In der Gallery lassen sich eigene Prompts auch speichern; das Teilen mit dem Team setzt die Copilot-Lizenz voraus.

Was Copilot nicht kann und wo Vorsicht nötig ist

Copilot ist ein Sprachmodell, kein Fachexperte. Er formuliert überzeugend, auch wenn er falsch liegt. Je wichtiger das Dokument, desto gründlicher sollte die Kontrolle sein: Zahlen gegen die Quelle prüfen, Namen und Termine abgleichen, rechtliche oder vertragliche Aussagen nie ungeprüft übernehmen.

Beim Datenschutz unterscheidet sich die Unternehmensvariante deutlich von privaten Werkzeugen. Eingaben in Copilot mit Geschäftskonto stehen unter dem Datenschutz für Unternehmensdaten, und Microsoft verwendet sie nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle. Das größere Risiko liegt meist woanders: Copilot findet alles, was ein Nutzer sehen darf. Ist ein Ordner mit Personaldaten versehentlich für alle freigegeben, taucht sein Inhalt womöglich in Antworten auf. Saubere Berechtigungen sind deshalb Voraussetzung, nicht Kür. Für den privaten Copilot und andere frei zugängliche KI-Dienste gilt die einfache Regel: keine Kundendaten, keine Personaldaten, keine Geschäftsgeheimnisse.

Was das für Ihren Arbeitsalltag bedeutet

Gute Prompts sind keine Geheimwissenschaft. Wer Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung nennt, im Dialog nachschärft und Ergebnisse prüft, holt aus Copilot deutlich mehr heraus als mit Ein-Wort-Befehlen. Überschätzt wird dagegen die Idee, man brauche raffinierte Formeln oder geheime Schlüsselwörter. Es genügt, so zu schreiben, wie Sie eine neue Kollegin einweisen würden: konkret, mit Hintergrund und mit klarer Vorstellung vom Ergebnis.

Für Unternehmen lohnt es sich, das Prompt-Schreiben nicht dem Zufall zu überlassen. Eine kurze Schulung, eine gemeinsame Prompt-Sammlung und klare Regeln, welche Daten wohin dürfen, bringen mehr als eine Lizenz, die nach drei Wochen ungenutzt bleibt. Copilot bleibt ein Co-Pilot. Die Verantwortung für den Text, die Zahl und die Entscheidung liegt bei Ihnen. Einen Überblick über alle Seminare rund um den Assistenten finden Sie im Themenbereich Copilot.

Häufige Fragen zu Copilot-Prompts

Kann ich Copilot auf Deutsch ansprechen?

Ja. Copilot versteht deutsche Prompts und antwortet auf Deutsch. Sie können auch ausdrücklich eine andere Ausgabesprache verlangen, etwa „Antworte auf Englisch“ für eine Mail an internationale Partner.

Wie lang sollte ein Prompt sein?

So lang wie nötig, damit Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung klar sind. Meist sind das zwei bis vier Sätze. Sehr lange Prompts mit vielen Teilaufgaben teilen Sie besser in mehrere Schritte auf.

Funktionieren die Beispiele auch mit Copilot Chat ohne Lizenz?

Teilweise. Prompts, die sich auf hochgeladene oder eingefügte Inhalte stützen, funktionieren. Aufträge, die auf Ihre Mails, Besprechungen oder Dateien in Microsoft 365 zugreifen, setzen weitgehend die Copilot-Lizenz voraus; in Outlook hat Copilot Chat einen begrenzten Zugriff.

Warum gibt Copilot auf dieselbe Frage unterschiedliche Antworten?

Sprachmodelle erzeugen Texte mit einer gewissen Zufallskomponente. Außerdem können sich die Daten geändert haben, auf die Copilot zugreift. Für wiederkehrende Aufgaben hilft ein fester, gespeicherter Prompt mit genauer Formatvorgabe.

Kann Copilot sich meine Vorlieben merken?

Innerhalb eines Chats berücksichtigt Copilot den bisherigen Verlauf. Darüber hinaus kann sich Copilot mit der Funktion Copilot Memory (noch in der Vorschau) Vorlieben über Chats hinweg merken, sofern Ihre Organisation sie nicht abgeschaltet hat; unter Einstellungen > Personalisierung sehen und löschen Sie gespeicherte Erinnerungen. Verlassen Sie sich nicht darauf und nennen Sie wichtige Vorgaben lieber erneut.